באופן מפתיע, אנחנו עדיין פוגשים כתובות מייל שאינן מותאמות אישית לדומיין שאליו הן שייכות. זה רע מבחינה תדמיתית, גרוע מבחינה שיווקית וסתמי, מכל שאר הבחינות האחרות. אם כן, מהי כתובת מייל מדומיין מותאם אישית, מי יכול להשתמש בה, ומהם היתרונות שלה?
מהי כתובת מייל של דומיין?
להבדיל משרתי דואר כלליים, כמו Gmail ודומיו, לכל בעל אתר ישנה אפשרות לקבל מספר כתובות מייל שהן נגזרות של שם דומיין שבבעלותו, למשל – [email protected] או [email protected]. כמובן, שבמקרה של הדוגמאות שלנו בחרנו את כתובת ה-Info הכללית, אשר יכולה להיות מוחלפת בכל שם של עובד או מחלקה אחרת בעסק או בארגון. כתובות אלה יוצרות רושם רציני בהרבה על מקבל המייל. מה גם שהן מאפשרות לו לשייך את המייל המסוים לשולח או לארגון ספציפי מבלי לקרוא את תוכן המייל או לחפש את החתימה שבתחתיתו. בשימוש בתוכנת האאוטלוק או בחשבון Gmail, כתובות מייל של דומיין מאפשרות לנמען לתייג אוטומטית את כל המיילים המגיעים מארגון מסוים כ"חשובים", או לנתב אותם באופן אוטומטי לתיקיות הייעודיות להם, לנוחותכם ולנוחותו.
מי יכול להשתמש בכתובת מייל של דומיין? כיצד מגדירים כתובת מייל כזו?
על מנת שתהיינה לכם כתובות מייל מותאמות אישית של דומיין שלכם, צריכים להיות לכם שלושה דברים:
- דומיין
- שרת אחסון וגישה אליו
- חבילת אחסון הכוללת כמות מסוימת (או כמות בלתי מוגבלת) של כתובות מייל
אמנם, פאנלי הניהול של שרתי האחסון שונים זה מזה, אבל עקרון הגדרת חשבון מייל הוא פשוט ודומה מאד:
נכנסים ל-Email Accounts (כך, לרוב, מכונה הסקציה הזו במרבית פאנלי הניהול של שרתי האחסון). במקרה של יותר מדומיין אחד המנוהל על ידיכם באותו שרת אחסון, תינתן לכם בחירה בין הדומיינים השונים, בחלונית שליד, מגדירים את השם הרצוי לחשבון המייל (Info, Support, Sales, Marketing וכן הלאה), יוצרים סיסמה, קובעים את נפח תיבת המייל המוקצה לחשבון הספציפי, ומאשרים.
פאנלי ניהול מסוימים מכילים את אופציית המענה האוטומטי (Auto Responder) אשר מאפשרת לכם לשלוח מייל חוזר מיידי לשולח המייל אליכם. אופציה זו יעילה במיוחד עבור מחלקות בארגון שלאחר פניה אליהן ממתין הפונה לתגובה על כך שהמייל שלו התקבל (כמו מחלקת שירות לקוחות, מחלקת תמיכה, מכירות וכן הלאה).
טיפ קטן הנוגע לנפח תיבת המייל המוגדרת
פאנלי הניהול מאפשרים העברה (Forward)של מיילים לחשבון אחר (לדוגמה, חשבון ה-Gmail שלכם), כך שמי ששולח אליכם מייל, אמנם שולח לכתובת חשבון המייל שהגדרתם זה עתה, אבל, בפועל, המיילים מועברים ומגיעים לתיבת המייל שלכם ב-Gmail. כך שבמקרה כזה, תוכלו להגדיר נפח תיבה Unlimited ללא כל חשש.
לסיכום:
יצירת תדמית עסקית מתייחסת גם לפרטים הקטנים, אשר, לכאורה, אינם חשובים. אבל, אם בבעלותכם דומיין, אין שום סיבה בעולם שלא תשתמשו בכתובות המייל שלכם כחלק מתהליך המיתוג של העסק שלכם.
